Leistungskatalog Mietobjektverwaltung

I. Kommunikation und kaufmännische Verwaltung

Mieter- und Mietvertragsbetreuung

• Abschluss von Mietverträgen / Bearbeitung von Mietvertragsangelegenheiten
• Sorgfältige Bonitätsprüfung von Wohnungsbewerbern bei Neuvermietung
• Durchführung von ordnungsgemäßen Wohnungsübergaben mit Erstellung eines Übergabeprotokollss
• regelmäßige, zeitnahe Kontrolle des Mieteinganges
• Schriftverkehr mit den Mietern und Pächtern
• Erstellung von Betriebs- und Heizkostenabrechnungen einschließlich Einspruchsbearbeitung
• Durchführung von gesetzlich zulässigen Mieterhöhungen
• Erstellung einer Hausordnung und Überwachung ihrer Einhaltung
• Vermeidung von Leerstand durch gezielte Aktivitäten, die schon im Vorfeld möglicher Kündigungen beginnen (z. B. durch Angebote an Mieter, diese bei der Nachmieter-Suche zu unterstützen, Einschalten einer Maklerin) und Leerstandsmanagement
  
  

Rechnungswesen, Buchhaltung, Kontenbetreuung / Finanzplanung und Controlling

• Erstellung von Wirtschaftsplänen (Budget)
• Führung eines separaten Hauskontos
• Führung von Wohnungs-, Lohn- und Sozialkostenkonten
• Berechnung von Grundmiete, Nebenkosten und Kaution
• Neuberechnung der Nebenkostenvorauszahlung
• Objekt- und Finanzbuchhaltung
• Sorgetragung für regelmäßige und pünktliche Mietausschüttungen
• Terminierung von Wohnungsbesichtigungen
• Jahresabrechnung der Immobilie
• Verwaltung der Mietsicherheiten (z.B. Kautionen, Bürgschaften)
• Forderungsmanagement und -einzug, sowie die rechtliche Durchsetzung
• Auszahlung der Kaution / Einbehaltung der Kaution bei Mängeln
• Eingangskontrolle aller Zahlungen
• Anweisung von fälligen Zahlungen
  
  

Eigentümerbetreuung und Berichtswesen

• Abfassung von transparenten, strukturierten Berichten an die Eigentümer; im Einzelnen:
  • Monatlicher Einnahmen und Ausgaben-Bericht
  • Monatliche Erstellung von Summen- und Saldenlisten
  • Jährliches Strategisches Review
  • Bei Bedarf Erstellung eines Kennzahlenberichts
  • Ad-hoc-Reporting auf Wunsch
    
    

Vertretung nach außen

• Sämtlicher Schriftverkehr mit Behörden, Handwerkern/Dienstleistern, Lieferanten und Dritten
• Überwachung und Zahlung von Grundsteuern, Abgaben und Lasten
• Abschluss, Erneuerung und Kündigung von Dienstleistungs- und Versicherungsverträgen
• Wahrnehmung aller Rechte aus Dienstleistungs- und Versicherungsverträgen, beispielsweise im Schadensfall gegenüber Versicherungsgesellschaften und Dritten
• Wahrnehmung der Eigentümerrechte gegenüber allen Behörden (einschließlich Grundbuchämter), sowie gegenüber Hypotheken- und Darlehensgläubigern
• Präsentation der Immobilie in Printmedien und im Internet, wenn notwendig 
• Einleitung gerichtl. Mahnverfahren und sonstiger juristischer Schritte
• Vertretung des Eigentümers in gerichtlichen Verfahren
• Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen
• Schlichtung von Unstimmigkeiten mit Dritten

II. Pflege und technische Verwaltung

• Regelmäßige Objektbegehung und ggf. Vorschläge zur Instandsetzung
• Überprüfung und Wartung der Haustechnik
• Überwachung der Verkehrssicherheit
• Aufnahme und Bewertung von Instandhaltungs- und Modernisierungsstatus
• Ursachenklärung im Schadensfall
• Technische Beratung, ggf. Beauftragung und Koordinierung von externen Fachleuten (z. B. Sachverständige und Rechtsanwälte)
• Einholung von Kostenvoranschlägen für geplante Instandsetzungsmaßnahmen
• Beauftragung, Qualitätskontrolle und Abrechnung von Reparaturen, Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten
• Überprüfung und ggf. Beanstandung aller Belege sowie Kauf-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen
• Kaufmännische Abwicklung von Dienstleistungsaufträgen und Handwerkerleistungen
• Organisation von Dienstleistungen, im Einzelnen:
  • Hausmeisterservice
  • Hausreinigungsservice
  • Gartenpflege
  • Beseitigung von Grafitti
  • Gang- und Schließbarmachung von Türen, Fenstern und Rollläden, Ölung und Einstellung von Scharnieren und Verschlüssen
  • Prüfung und ggf. Erneuerung von Silikon-Wartungsfugen in Wohnungen (insbesondere in Küchen und Bädern)
  • Grundreinigung von Hartverfugungen in Wohnungen (insbesondere in Küchen und Bädern)
  • Prüfung und ggf. Erneuerung von Wartungsfugen am Gebäude (insbesondere Dachanschlüsse)
  • Grundpflege von Parkett und Linoleum